Mucho cuidado, porque hablar de Verifactu y de la factura electrónica como si fueran lo mismo puede llevar a errores. Aunque ambas medidas afectan a la forma de facturar de las empresas, responden a objetivos distintos. Por ello, entender las diferencias entre ambos conceptos es vital para elegir bien las herramientas de gestión y evitar problemas más adelante.
¿Qué es el Reglamento Verifactu?
El Reglamento Verifactu establece cómo deben funcionar los sistemas informáticos utilizados para emitir facturas, así de claro… Su objetivo es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, trazables y seguros, evitando modificaciones posteriores que puedan alterar la información. Es decir, desde el momento que emito una factura, esto ya no se puede tocar.
De esta manera, el software de facturación adquiere un papel fundamental. No se trata simplemente de generar una factura y enviarla al cliente. El sistema debe cumplir determinados requisitos técnicos y conservar los registros de forma adecuada.
Si quieres conocer con más detalle estas obligaciones, échale un vistazo al reglamento Verifactu y cómo afecta a los programas de gestión utilizados por empresas y profesionales.
¿Y qué es la nueva ley de factura electrónica?
La nueva ley de factura electrónica tiene un enfoque diferente. Su finalidad es impulsar el uso de la factura electrónica en las relaciones comerciales, especialmente entre empresas y profesionales.
Por tanto, no hablamos de dos nombres para una misma obligación y eso es algo que desde YA hay que tener claro. De esta manera:
- Verifactu regula el sistema que genera y registra las facturas.
- La Ley de Factura electrónica se centra en el formato y la emisión de esas facturas en determinadas operaciones. Esta nueva ley de factura electrónica introduce, además, cambios importantes en los procesos administrativos de muchas empresas. Revisa en enlace para resolver tus dudas.
¿Por qué conviene integrar ambas soluciones?
Pues porque es la mejor solución posible y aquí es donde entra en juego un ERP. En realidad, una empresa puede tener facturación, nóminas, almacén y contabilidad funcionando por separado, evidentemente… Pero de esta manera, el problema aparecerá cuando toca cruzar información.
Entonces, para evitar este posible caos de gestión, una herramienta integrada te permitirá centralizar buena parte del proceso y simplificar tu día a día. A modo de ejemplo, podemos mencionar los siguientes aspectos:
- Nóminas y administración conectadas con la gestión empresarial.
- Factura electrónica integrada en los procesos de facturación.
- Cumplimiento de los requisitos asociados a Verifactu.
- Control de stock y gestión de almacén.
- Datos financieros disponibles desde un mismo entorno.
Así pues, para una pyme por ejemplo, esta integración supone menos tareas manuales. Por ejemplo, en una empresa logística, ayuda a relacionar pedidos, existencias y facturación sin duplicar datos. Sencillo y muy efectivo si quieres ser competitivo hoy en día… no te queda otra.
Elegir bien el software también importa
Uno de los errores habituales consiste en buscar únicamente un programa que permita emitir facturas. A medio plazo puede quedarse corto y lo mismo te toca volver a empezar con otro nuevo… cuidado con esto.
Por ello, antes de elegir, conviene comprobar: cumplimiento normativo, capacidad de integración, escalabilidad y facilidad de uso, además de un soporte impecable. También es importante valorar si el sistema puede adaptarse al crecimiento de tu empresa.
La clave está en no entender Verifactu y la factura electrónica como dos procesos aislados. Bien planteados, pueden formar parte de una gestión empresarial mucho más ágil, conectada y preparada para los cambios normativos.